Programının Ana Ekran görüntüsü yukarıdaki gibidir. Ekranın sol tarafında, programın menüleri bulunmaktadır. NonStop’da istediğimiz sayıda okul oluşturabiliriz. Ekranın üst tarafında ise üzerinde çalıştığımız okulun adı yazılıdır. Yukarıdaki ekran görüntüsünde henüz bir seçim yapılmadığı için okul adı yazmamaktadır.
Bilgileri girerken şu sıralama kullanılmalıdır;
Ana ekranda “Okullar” butonuna tıklayarak Okullar ekranı açılır.
Gelen ekranda eğer varsa daha önce oluşturulmuş okulların bir listesi görülür. Listede okulun kod numarası, adı ve mevcudu görülür. Ekranın sol tarafında menü butonları bulunur. Listeden herhangi bir okula tıklandığında ise okula ait logo, imza, ve notlar görülür.
NonStop çok sayıda okul kaydetmenize izin verir. Yeni okul oluşturuldukça, listeye ilave olacaktır. Listeye sığmayacak kadar çok olduğunda “Okul Arama” kutusu kullanılarak filtreleme yapılabilir.
Üzerinde işlem yapacağınız okulu “Okul Seç” butonuna basarak seçeriz. Seçili okulun adı Ana Ekranın üst tarafında görülür.
“Yeni Okul” butonuna tıklanarak yeni okul kaydı yapılır. Burada yazılacak okul adı tüm baskılarda kullanılacaktır. Bu nedenle okul adının doğru yazılması gereklidir. Bunun dışındaki tüm bilgiler isteğe bağlıdır. Girilme zorunluluğu yoktur
Okul Adresi alanına yazılacak bilgiler kimlik kartı arkalarında çıkacaktır.
Notlar kutusuna okula ait hatırlamak istediğiniz bilgiler girilebilir.
Okula ait logo, ve imzalar yukarıdaki gibi temizlenerek seçilmelidir. Bunlar kimlik kartlarında çıkacaktır. Eğer boş bırakılırsa MEB logosu kullanılacaktır.
Okul listesinden bilgileri düzeltilmek istenilen okul seçilir. “Okul Düzelt” butonuna tıklanır.
Okul listesinden silinmek istenilen okul seçilir. “Sil” butonuna tıklanır. Gelen mesajda silme işleminden emin olup olmadığınız sorulur. “Evet” tuşuna tıklandığında silme işlemi gerçekleşir ve okul listeden kalkar. Silme işleminden vazgeçmek istenirse “Hayır“ tuşuna tıklanır.
Not: Silme işlemi okula ait verilerin, sınıf bilgilerinin, öğrenci bilgilerinin ve öğrenci resimlerinin kaybolmasına sebep olur. Bu işlemi yapmadan önce bu okula ait baskıların tam olarak alındığından ve bir daha ihtiyaç duyulmayacağından emin olunuz.
NonStop, içerisinde kayıtlı bir çok okul olabilir. NonStop, sistem performansının düşmemesi ve güvenlik için tüm verileri aynı anda çalışmasına izin vermez. Bu nedenle Sınıf ve Öğrenci bilgilerinin girilmesi ve baskı işlemleri için çalışılacak okulun seçilmesi gerekir. Bu işlem okula ait veri dosyalarını aktif hale getirir.
Listeden çalışmak istenilen okul işaretlenir. “Okul Seç” butonuna tıklanır. Program okulun seçildiğini mesaj ile bildirir ve okullar ekranını kapatır.
Okul seçimi yapıldıktan sonra, okula ait sınıf ve öğrenci bilgilerinin kaydedilmesi gerekir. Ana ekranda “Sınıf Öğrenci” butonuna tıklayarak yukarıdaki ekran açılır. Eğer seçili bir okul yok ise bu aşamada program bir uyarı verecek ve önce okul seçilmesini isteyecektir.
Ekranın sol bölümünde sınıf bilgileri, sağ bölümünde ise öğrenci bilgileri bulunur.
Sınıf listesinin ilk satırı Öğretmenlere ayrılmıştır. Öğretmenler sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur ve silinmesine izin verilmez. Bu alana okulda olan öğretmenler kaydedilir. Kaydedilen bu veriler idareci albümlerinde kullanılır.
Sınıf listesinden bir sınıf seçildiğinde, o sınıfa ait öğrenci bilgileri ekrana gelir. Eğer sınıfın Öğretmen ve Müdür Yardımcısı bilgisi girilmişse, ekranın sağ tarafında görülür.
Öğrenci listesinde öğrencinin Sıra Numarası (Dizgilerde hangi sırada olacağını belirtir), Okul Numarası, Adı, Soyadı ve o öğrenciye ait Resim Adı görülür. Resim atanması yapılmamış sınıflarda resim sütununda bilgi bulunmaz.
Resim ataması yapılmış bir sınıfa sonradan bir öğrenci eklendiği zaman, eklenen öğrencinin henüz resim eşleşmesi yapılmadığı için resim sütunu boş görülecektir. Baskı İşlemleri ve E-Okul için resim küçültme işlemi yapmadan önce tüm sınıf ve öğrencilere resim atanması yapılmış olmalıdır.
Öğrenci listesinden bir öğrenciye tıklandığında öğrenci resmi ekranın sağ alt tarafında gösterilir. Öğrenci listelerinde bulunan “Göster” sütununda işaret olmayan öğrenciler kimlik kartı ve vesikalık dizgilerinde gösterilmez. Kimlik ve vesikalık dizgilerinde çıkması istenmeyen öğrenci varsa Göster sütunundan işaret kaldırılmalıdır.
NonStop, ile veriler tek tek yazılarak oluşturulabileceği gibi Excel dosyalarından otomatik olarak da alınabilir. İlerleyen bölümlerde Excel den veri alma işlemi anlatılacaktır.
Sınıf listesinin üst tarafında bulunan kutucuğa eklenmek istenilen sınıf adı yazılır ve klavyeden “Enter” tuşuna basılır veya “Kaydet” simgesine tıklanır. Eklenen sınıf listede görülür.
Fotoğraf CD’si oluşturulurken sınıf isimlerine göre klasörler oluşturulmaktadır. Bu nedenle sınıf adlarında “ \ / : * ? ” < > | “ karakterleri kullanılması tavsiye edilmez. (6/A yerine 6-A) önerilir.
Listeden düzeltilmek istenilen sınıf seçilir ve “Düzelt” butonuna tıklanır. Gelen ekranda sınıf adı yazılır. Kayıtlı öğretmen varsa Sınıf Öğretmeni ve Müdür Yardımcısı kutularından seçilir. Sınıf Öğretmeni ve Müdür Yardımcısını seçebilmek için ilk önce öğretmenler sınıfına girilmesi gereklidir. Burada seçilen Sınıf Öğretmeni ve Müdür Yardımcısı idareci albümlerinde çıkmaktadır.
Listeden silinmek istenilen sınıf seçilir ve “Sil” butonuna tıklanır.
Not: Silme işlemi sınıfa ait, öğrenci bilgilerinin ve öğrenci resimlerin kaybolmasına sebep olur. Bu işlemi yapmadan önce bu sınıfa ihtiyaç duyulmayacağından emin olunuz. Bu işlem geri alınamaz.
Seçili sınıfı kopyalayarak çoğaltır. Bir sınıf üzerinde oynama yapılmak istendiğinde asıl verilerin kaybolmaması veya değişmemesini sağlar.
Öğrenci kaydı yapmak için ilk önce sınıf listesinden bir sınıf seçilir. Seçilen sınıfa ait daha önceden kaydedilmiş öğrenciler varsa listede görülür.
“Yeni Öğrenci Ekle” butonuna tıklayarak öğrenci kayıt ekranın açılır. Öğrenciye ait bilgiler girilir. Okul No, Adı, Soyadı alanlarının doldurulması zorunludur. Diğer alanlar Öğrenci Kimlik Kartı baskılarında kullanılır ve isteğe bağlıdır.
“Özel Alan” alanı özelleştirilebilir bir alandır. Ana Ekranda “Ayarlar” butonu ile bu alanın etiket adı değiştirilebilir. Genelde Bölümü olarak kullanılır.
Numarası olmayan öğrenciler için veya baskılarda numarasının çıkması istenmeyen öğrenciler için “Öğrenci No” alanına “0” yazılmalıdır.
Öğrenciye resim atamak için Resim alanından “Seç” butonuna tıklanır. Resimler ile ilgili butonlar kullanılarak resim üzerinde istenilen değişiklikler yapılabilir. Bu butonların kullanımları ileriki bölümlerde anlatılacaktır.
Öğrenciler kayıt edildikçe sıra ile öğrenci listesinin sonuna ilave edilir ve sınıf mevcudu artar.
Not: Öğrenciler okullardan alınan liste sırasına göre girilmelidir ve resimlerde aynı sıra ile çekilmelidir. Eğer öğrenci bilgi girişlerinde veya resim çekimlerinde sırada yanlışlık yapılırsa, yanlış baskı alınabilir. Resim çekme sırasında eğer öğrenci okulda bulunmuyorsa boş çekim yapılmalıdır.
Öğrenci listesinin hemen üzerindeki kutucuklar kullanılarak hızlı kayıt yapılabilir. Öğrenci bilgileri ilgili alanlara yazıldıktan sonra, Soyadı alanında “Enter” tuşuna basıldığında otomatik kayıt yapılır. Kaydedilen öğrenciler listenin sonuna ilave edilir.
Baskılarda öğrenciler listedeki sıra ile çıkarlar. Sonradan ilave olan öğrenciler listenin sonuna gelir. “Yukarı”, “Aşağı” butonları kullanılarak sıra değişikliği yapılabilir
Okullarda sık olarak karşılaşılan bir durum da öğrencilerin sınıf değiştirmeleridir. Bu durumda listeden istenilen öğrenci seçilir ve “Öğrenci Sınıfını Değiştir” butonuna basılır. Gelen ekranda öğrenciyi aktarmak istenen sınıf seçilir. Öğrenci yeni sınıfa aktarılmış olur.
Okullar kullanmış oldukları programlar aracılığıyla veya E-Okul sisteminden öğrenci listelerini Excel formatında verebilir. Böyle bir durumda tek tek tüm öğrencilerin ve sınıfların yazılmasına gerek kalmaz. NonStop Excel formatındaki dosyaları tanır ve bu dosyalardan otomatik olarak verileri alabilir.
Okullardan alınan Excel dosyaları her zaman direkt aktarıma uygun olmamaktadır. Bu nedenle bu dosyalar üzerinde düzenleme yapılması gereklidir. Bu dosyalarda okul adı, mevcut, açıklama vb. bilgiler varsa silinmelidir. Bazı dosyalarda satır aralarında boşluklar bırakılmıştır. Eğer var ise bu boşluklar silinmelidir. Birleştirilmiş sütunlar var ise silinmelidir.
Excel dosyasında öğrenci bilgileri düzenli bir şekilde olmalıdır. Eğer Excel dosyasında birden fazla sınıf kayıtlı ise sınıf isimlerinin yazılı olduğu bir sütun olmalıdır. E-Okul sisteminden alınan bazı dosyalarda sınıf bilgileri yazılmamıştır. Bu dosyalara sınıf isimleri yazılmalıdır.
Bir Excel dosyasında Öğrenci No, Öğrenci Adı, Öğrenci Soyadı ve Sınıfı zorunlu alanlardır. Sağlıklı bir aktarım için program bu bilgilere ihtiyaç duyar. Diğer bilgiler ise isteğe bağlıdır. Aşağıda uygun bir Excel dosyasının nasıl olması gerektiği örnek olarak verilmiştir
Sınıf Öğrenci ekranında iken “Excel’den Veri Al” butonuna tıklanarak yukarıda ekran açılır. İlk önce “Dosya Seç” butonu ile verilerin alınacağı Excel dosyası seçilir. Seçim işlemi yapıldıktan sonra dosyanın bir örneği ekranın üst tarafında oluşturulur. Oluşturulan bu örnek tablo seçilen dosyanın ilk 5 satırlık verisini içerir. Bu örnek tabloda öğrenci bilgilerinin hangi sütunlarda olduğu görülür.
Aktarma Seçenekleri
Aktarım işlemi için Excel dosyanızda bulunan öğrenci sayısını bilmeniz gereklidir. Program “Aktarılacak Satır Sayısı” alanına yazacağımız değer kadar veri aktaracaktır. Örneğin 850 mevcutlu bir okulumuz için bu değeri 250 girersek, program sadece ilk 250 öğrenci bilgisini aktaracaktır. Bu alana yanlış değer girilirse aktarılan öğrenci sayısı eksik ya da fazla çıkabilir.
Bazı Excel dosyalarında öğrenci numarası, adı, soyadı aynı sütunda olabilmektedir veya numara farklı ad ve soyad aynı sütundan olabilmektedir. Varsayılan olarak “Numara, Ad, Soyad Farklı Sütunda” seçeneği işaretlidir. Dosyanızın durumuna göre en uygun seçeneğinin işaretlenmesi gerekir.
Excel dosyalarında bilgi amaçlı kullanılan ilk satırlar “Başlık Satırı” olarak adlandırılır. Bu durumda “Başlık Satırı Var” seçeneği işaretlenmelidir. Bu seçenek işaretlendiği taktirde ilk satırdaki veri alınmaz. Eğer dosyada başlık satırı yok ise ve bu seçenek işaretli ise dosyadaki ilk öğrenci alınmayacak ve aktarım işlemi 1 öğrenci eksik olarak gerçekleşecektir.
Aktarım yapılacak dosyada tek sınıf var ise “Dosyada Tek Sınıf Var” seçeneği işaretlenir. Bu işlemden sonra sınıf adının yazılacağı kutucuk görülür. Bu kutucuğa aktarımı yapılan sınıfın adı yazılır.
Dosya seçimi ve aktarımım seçenekleri yapıldıktan sonra uygun Alan Adlarının seçilmelidir. Öğrenci bilgi alanları için doğru sütunlar seçilmelidir. Aksi takdirde aktarım işlemi başarısız olacaktır. Alınmak istenmeyen alanlar için “Yok” seçeneği seçilmelidir. Yukarıdaki ekran görüntüsünü inceleyiniz.
Tüm bu işlemler bittikten sonra “Aktarma Başla” tuşuna tıklanarak veriler aktarılır.
Resim eşleştirmede hızlı ve en az hata ile çalışmak için çekilen öğrenci resimlerinin sınıf sınıf klasörlere ayrılması önerilir. Dijital fotoğraf makinesi ile çekilen resimler bilgisayara kopyalandıktan sonra, her sınıf için bir klasör oluşturulmalı ve o sınıfa ait resimler uygun klasöre kopyalanmalıdır.
“Sınıf Öğrenci” ekranında bilgiler girildikten veya Excel Dosyasından aktarım yapıldıktan sonra resim sütunu boş görülmektedir. Resim sütunu boş olan sınıflara henüz resim ataması yapılmamıştır. Sınıflara resim atamak için istenilen sınıf seçilir ve “Resim Klasörü Seç” butonuna tıklanır ve “Resim Eşleme“ ekranı açılır.
“Resim Klasörünü Seç” butonuna tıklanarak sınıfa ait resimlerin olduğu klasör seçilir. Ekranın sol tarafında öğrenci listesi, sağ tarafında ise resim listesi bulunur. Öğrenci ve resim sayısının eşit olması gereklidir. Aksi takdirde program hatalı eşleme yapmayacaktır.
Yanlış veya çift çekilmiş resimler var ise “Listeden Resim Çıkar” butonu ile istenilen resimler listeden kaldırılabilir.
Eğer istenirse listeye yeni bir resim eklenebilir. Listeye yeni bir resim eklemek için bilgisayarda kayıtlı bir resim dosyası (Örneğin çekim günü okulda olmayan bir öğrencinin, daha sonradan çekilmiş fotoğrafı) seçilebileceği gibi, program içerisinde var olan boş (Beyaz Fon, Mavi Fon, Kırmızı Fon) resimlerde kullanılabilir. Sonradan eklenen resimler listenin sonuna yerleşecektir. Bu resimler uygun sıraya sokulmalıdır.
Okullarda çekim yapılırken sıra karıştırılmış ise veya uygun butonlar kullanılarak resimler Yukarı-Aşağı kaydırılabilir.
Ekranın sol tarafında bulunan öğrenci listeleri ile sağ tarafında bulunan resim listeleri aynı sırada eşleştirilecektir. Listeden bir öğrenciye tıklayarak o öğrenciye gelecek resim ekranda görülebilir. Bu sıranın doğru olması gereklidir.
Bir sonraki adıma geçmek için “Resimleri Göster” butonuna tıklanır. Ardından “Onayla” Butonu ile resim atama işlemi sonlandırılır. Bu işlemler sırası ile diğer sınıflara da uygulanır.
Bu ekranda görsel olarak hangi öğrenciye hangi resmin geldiği ve resimlerin durumları görülür. Bu ekran resimleri düzenlemek için birçok araç sunar.
Her resmin altında Dosya Adı ve ait olduğu Öğrenci Adı görülür. Ayrıca her resme bir sıra numarası verilir. Başlangıçta tüm dosya adlarında işaret bulunur. Dosya adlarına tıklayarak işareti kaldırabilirsiniz. Bu işaretler resimler üzerindeki işlemlerin toplu yapılması için gereklidir.
Resimler üzerinde toplu işlem yapmak için “Değişiklikleri Tüm Resimlere Uygula” seçeneği işaretli olmalıdır. Bu seçenek işaretli iken yapılan işlemler dosya adında işaret olan tüm resimlere uygulanır. Eğer yapılan işlemlerin tüm resimlere uygulanması istenmiyor ise bu seçenekten işaret kaldırılmalıdır.
Eğer resimler ışıksız bir ortamda çekilmiş ise biraz koyu olabilirler. Bu gibi durumlarda resimlerin baskıda daha net çıkabilmesi için parlaklık ayarlarının yapılması gerekebilir. “Parlaklık” butonuna tıklanarak Parlaklık Ayarı ekranına ulaşılır. “Parlaklık” ve “Karşıtlık” ayarları istenilen görüntü elde edilene kadar artırılır veya eksiltilir. “Uygula” butonuna tıklandığında değişiklik gerçekleşecektir.
“Otomatik Parlaklık” butonuna tıklanarak tüm resimlere parlaklık filtresi uygulanır.
“Diğer Filtreler” butonuna tıklanarak tüm resimlere uygulanabilecek filtre seçeneklerine ulaşılır. Bu filtrelerden uygun olanı kullanabilirsiniz.
“Sola Çevir” veya “Sağa Çevir” butonlarına tıklayarak resimler 90 derecelik açılar ile çevrilebilir.
İki öğrenciye ait resmin yer değiştirmesini sağlar. Sırası ile değiştirmek istenen resim numaralarının yazılması gerekir.
NonStop resimlerde kırpma işlemleri yapmanıza olanak sunar. Herhangi bir resim üzerinde iken “Kırp” tuşuna tıklanarak Kırpma ekranı açılır.
Mouse imlecini resim üzerine götürdüğünüzde artı (+) işaretine dönüşür. Resimde kırpılmasını istediğiniz alanı seçildikten sonra “Kırp” tuşuna tıklanır. Resim istediğiniz ölçülerde kesilecek ve bir sonraki resme geçilecektir. Kırpma çerçevesi bir sonraki resimde kendiliğinden oluşacaktır. Eğer istenirse çerçevenin boyutu ve konumu değiştirilerek kırpma işlemine devam edilir.
Kırpma yapılmak istenmeyen resimler için “Önceki Resim” ve “Sonraki Resim” butonları kullanılarak diğer resimlere geçilebilir. Yine bu resimlerde de istenilen alan seçildikten sonra “Kırp” tuşuna tıklayın.
Sınıfa ait bütün resimlerde kadraj aynı ise “Otomatik Kırp” butonu ile tüm resimler kırpılabilir. Listeden istenilen öğrenci seçildikten sonra Kırpma Çerçevesi çizilir ve “Otomatik Kırp” komutu verilir. Bu işlem sınıfa ait tüm resimleri çizilen çerçeveye göre kırpar.
Not: Resimlerin bir kısmında tek tek kırpma işlemi yaptıktan sonra bu komut verilir ise kırpılmış olan resimler tekrar kırpılacaktır.
Firmamıza hazırladığınız okulu sipariş vermek için bu ekran kullanılır. Gelen ekranda daha önce oluşturulmuş siparişler var ise görülür.
“Yeni Sipariş” komutu verildiğinde sipariş oluşturmak istenilen okul seçilir ve sipariş ekranı açılır.
Sağ tarafta yaptığınız kimlik tasarımları görülür. Sipariş ile göndermek istediğiniz kimlik tasarımını seçiniz.
Açıklama alanına yapılmasını istediğiniz işlemleri açık ve anlaşılır bir dil ile yazıp “Onayla” butonuna basınız.